Vad vi kan hjälpa till med
EXPORTKONTROLLERA – ETT MÅSTE
Det enklaste är förstås att varken importera eller exportera, men det utvecklar ju inte verksamheten. Man bör även observera, att det kan vara riskabelt (= förbjudet enligt amerikanska regelverket) att sälja och leverera vissa produkter till vissa svenska företag. Mer realistiskt är att företaget har en fungerande organisation för exportkontroll och genomför kontinuerlig utbildning av sina medarbetare.
Vilka inom företaget berörs av exportkontroll? Alla! Praktiskt taget: Inköp, försäljning, företagsledning, FoU (R&D), varumottagning, lager, spedition …Och glöm inte att amerikansk lagstiftning kan förbjuda personer med visst utländskt medborgarskap att ta del av amerikansk teknologi, programvara etc. vilket kan vara fallet vid en varumottagning!
HOTBILDEN I ETT NÖTSKAL
Man kan travestera ett – ursprungligen militärt – uttryck och konstatera, att
”Exportkontrollen ensam kan inte vinna en affär, men en icke fungerande eller obefintlig exportkontroll kan ensam både förlora en affär och ruinera företaget”.
En icke fungerande – eller icke existerande – exportkontrollfunktion inom företaget utgör ett latent hot mot företaget och dess verksamhet.
HJÄLP TILL SJÄLVHJÄLP
ExCo Consulting är ett av få konsultföretag i Sverige som är specialiserat på exportkontroll. Vi har lång erfarenhet av mycket varierande uppdrag i olika branscher och kan hjälpa ert företag att utveckla en effektivare och säkrare exportkontrollfunktion. Målsättningen, föreslår vi, ska vara att varje företag som arbetar med import eller i utlandet tillverkade komponenter och delsystem och export av egna eller förmedlade produkter ska ha egna resurser för att på ett effektivt och säkert sätt kunna hantera sin exportkontroll. På så sätt kan företaget vinna konkurrensfördelar och snabbare komma till avslut med kunder, leverantörer, samarbetspartners och många andra som ingår i företagets kundregister respektive Supply Chain. Och företaget kan undvika kostsamma misstag – som att marknads-föra produkter och tjänster till en presumtiv kund som man i slutändan inte får sälja till!
En viktig målsättning för exportkontrollarbetet ska vara att företaget har ett till företagets verksamhet anpassat regelverk för exportkontroll. Regelverket ska baseras på EU ICP – interna efterlevnadsprogram – men måste dessutom fortlöpande anpassas efter företagets verksamhet och kontinuerligt förbättras mot bakgrund av erfarenheterna av arbetet med exportkontroll.
VÅRA TJÄNSTER
ExCo Consulting tillhandahåller de flesta till exportkontroll kopplade tjänster. Våra åtaganden kan genomföras som punktinsatser eller som till företaget knuten konsult under en begränsad tid.
Vanligast förekommande uppdrag
Produkter och medverkan
- Klassificering av produkter/tjänster
- Ansökan om tillverknings- och tillhandahållandetillstånd för produkten
- Framtagning av manual för exportkontrollen (baserat på EUs rekommenderade ICP och i förekommande fall delar av BIS rekommendationer)
- Kategorivis produkt- och verksamhetsinriktad utbildning – från ledningsgrupp till lager och spedition
- Inlämnande av underrättelse om anbud, begäran om förhandsbesked innan försäljningsarbetet påbörjas
- Inhämtande av slutanvändarintyg från kunden eller användaren
- Biträde vid årliga deklarationer avseende såväl ML som PDA
- Inhämtning av erforderliga utländska tillstånd för produktens hårda och mjuka delar
- Bland annat samarbetsavtal mm som ibland kan erfordra kongressbeslut i USA
- Klarläggande av betalningsströmmar för att undvika svartlistning i USA (OFAC)
- Medverkan i upprättande av TAA
Något om klassificering
Alla ”leverabler” som kan komma att föras ut ur Sverige (export, reexport eller överföring) ska vara klassificerade enligt aktuellt svenska regelverk och – då så är aktuellt – enligt tillämpligt US regelverk – ITAR eller EAR). En ”leverabel ” kan vara hårdvara, programvara, teknik inklusive produktionsmetoder, testsystem etc.
Notera att de svenska regelverken kan ha tilläggsbestämmelser till EUs regelverk, bland annat beroende på att Lagen om Krigsmateriel (LKM) fortfarande gäller.
Om en leverabel innehåller amerikanska komponenter, programvara eller teknik kan den även vara underkastad amerikanska bestämmelser (ITAR, EAR).
- Produkten kan således ha två klassificeringar och kan erfordra (minst) två utförseltillstånd
Huruvida det amerikanska innehållet även erfordrar amerikansk licens (utöver en eventuell svensk) avgörs av främst
- klassificeringen av det amerikanska innehållet enligt ITAR , EAR eller DoE regelverk (för EAR ska man här även lista ”Reasons for control” som framgår av CCL)
- land till vilket ifrågavarande produkt är tänkt att exporteras /reexporteras /överföras
- mottagare av produkten
- hur produkten är tänkt att användas
- värdet av det amerikanska innehållet med exportrestriktioner till avsett kundland (de-minimiskalkylen)
- transport- och speditionsfakta
- betalningssätt/system
Notera att export till Iran av svenska produkter med amerikanskt innehåll eller av amerikanska produkter, redan importerade till Sverige, är ett ”kinkigt” problem som det är lätt att göra fel på.
Samma svensktillverkade produkt kan således kräva amerikansk licens till en användare i ett land men inte till en annan användare i samma land!
Då ett företag klassificerar de produkter man arbetar med bör man klassificera efter såväl svenska som amerikanska regelverk – i det senare fallet om de egna produkterna i något tänkbart fall kan bedömas falla under amerikanska regelverk för exportkontroll.
Notera också, att produktlistorna (PDA, EUML, ITAR, EAR) ändras – vissa flera gånger om året. Det är därför viktigt att klassificeringen av en produkt har en tidsstämpel. Datum för ”Bäst före” är det datum då produktlistorna uppdateras.
Utbildning
- All utbildning görs företagsanpassad och kräver således en viss förberedelsetid i nära samråd med företaget. Utbildningsinsatser sker främst inom följande områden:
- Generell utbildning i exportkontroll på olika nivåer och för olika användarkategorier, grundad på EUs ICP (internt efterlevnads-program)
- Utförseltillstånd (”exportlicens”)
- Tullhantering i samband med utförsel
- Kontroll av kunder, leverantörer, speditörer, transportföretag, finansiering
- Rapporteringskrav till relevanta myndigheter
- Upprättande av årsdeklarationer avseende försåld försvarsmateriel och/eller Produkter med Dubbel Användning (PDA)
- Upprättande av erforderliga rapporter till US myndigheter
- Kontinuerlig utbildning av egen personal i exportkontroll-verksamhetens olika delar
- Fastställa rutiner för exportkontrollens olika faser
- Ansvars- och befogenhetsmanualer (delegeringar)
- Seminarier baserade på företagets profil
- Aktuella produkter och affärer
- Tre nivåer: Bas, intermediate, avancerad samt refresh
- ”Bas” för alla, ska ingå i information till nyanställda
- ”Intermediate” till personer med delegerat export-kontrollansvar, ”export control managers, ECM”
- ECM ska kunna genomföra Basutbildning för sin egen organisation (division etc)
- ”Avancerad” till Export control Director jämte deputy samt personer som avses tillträda sådan befattning
- ECD och deputy ska kunna genomföra såväl Bas som Intermediate och Refresh utbildning inom orgaanisationen
- ”Refresh” för alla, omfattande dels repetition av grunder och för företagets speciella bestämmelser, dels uppdatering relaterad till tillämpliga regelverk
- Speciell inriktning på handel med USA respektive EU.
Vår specialitet: Amerikanska regelverken ITAR och EAR.
Dokumentation, mallar och checklistor
- Regelverk för företagets interna hantering av exportkontrollärenden – ICP
- Policy för efterlevnad av svenska, europeiska, amerikanska och kinesiska regler för exportkontroll
- Företagets internstruktur för exportkontroll – vem, vad , hur …
- Processer och förfaranden för transaktionskontroll
- Klassificering
- Databas för exportkontroll
- Sanktionskontroll – EU och US
- Transaktionsriskbedömning
- Kontroll av slutanvändning och berörda parter
- Kontroll av ej förtecknade PDA
- Licensansökningar med tillhörande dokumenthantering och ansökningar
- Utförseltillstånd
- Avräkning av utnyttjad/försåld materiel (mot tillstånd, licenser etc)
- Lagerhantering (inleveranser, utleveranser, behörighet att ta ut materiel)
- Marknadsföring
- Samarbetsavtal
- Licenstillverkning
- Dokumentation och registrering enligt svenska och amerikanska krav
- Granskning, internrevision, rapporteringskrav, korrigerande åtgärder (baserat på revisionsutfall)
- Spedition
- Utbildning
- Fysisk säkerhet och informationssäkerhet
- Regelverk för dotterföretag utanför Sverige
- PM vid utrikes resor (endast de delar som berör exportkontroll)
- Checklistor för ovanstående aktiviteter och ärenden
- Mallar för TAA, MLA och WDA (amerikanska regelverket)
Internkontroll
Vi åtar oss att föreslå plan för och genomförande av internkontroll av företagets exportkontrollhantering. Genomförandet baseras på EUs ICP och inriktas mot mest relevanta regelverk och omfattar främst följande aktiviteter och processer
- Fysisk säkerhet, bland annat hantering av produkter som omfattas av försvarssekretess, företagshemliga och/eller ITAR-klassade produkter (HW och SW)
- Identifiering, kontroll och hantering av externa besökare
- Kontroll av hur medarbetare individuellt följer företagets exportkontrollrutiner
- Kontroll av klassificeringsprocesser (egentillverkade och inköpta produkter)
- Hantering av medarbetare med utländskt, dubbelt medborgarskap och ”third country nationals” (US regelverk)
- Granskning av företagets procedurer för att hantera relevanta sanktionslistor och granskning av nya kunder, leverantörer och speditionsföretag m fl.
- Märkning av produkter och information med speciella restriktioner
- IT och säkerhet inom företaget – såväl nätverk som fysisk säkerhet, bl a skalskydd
- Hantering av utrikes resor och handbagage
- Riskhantering avseende exportkontrollrelaterade aktiviteter
- Åtgärdslista vid eventuella brott mot exportkontrollregelverken
- Granskning av skeppningshandlingar och hantering av returer
- Utbildningsprogram
- Granskning av företagets exportkontrollmanual och checklistor
- Arkivhantering
Efter genomförd granskning upprättas en rapport som presenteras för företagsledningen. Rapporten föreslår åtgärder som erfordras respektive rekommenderas för att minska risken för misstag och underlätta hög kvalitet inom området exportkontroll. Till rekommendationerna hör även att genomföra en genomgång av granskningens resultat för berörd personal (utöver ledningsgrupp eller projektledning) för att på så sätt underlätta för ledningen att genomföra erforderliga respektive föreslagna förbättringar. Vi är givetvis beredda att aktivt delta i implementeringen av föreslagna åtgärder, antingen i formen att vi direkt är inblandade i genomförandet eller att vi med utbildningsmaterial och uppdaterade manualer etc. ger företaget det stöd som erfordras för att själva kunna genomföra förändringarna.
Erfarenhetsmässigt brukar effekten bli högre om externa resurser i nära samverkan med berörda avdelningar används för att genomföra förändringarna.
Rekrytering
Med lång erfarenhet av exportkontroll kan vi bistå vid rekrytering av personal med inriktning exportkontroll
- Kravanalys
- Formulering av annonser och rekryteringsmaterial
- Biträda vid intervjuer och urval
- Uppläggning och genomförande av utbildningsplan
- Handleda, utbilda och coacha
- Mentorverksamhet
© ExCo Consulting 2013 – 2023. No parts of this document may, in part or in whole, be reproduced in any form whatsoever without prior written permission by ExCo Consulting. Exception is made for parts being reproduced from official documents.
