Interna regelverk och instruktioner

Myndigheter, ansvariga för exportkontroll – i såväl EU som USA – betonar vikten av att företag som berörs av exportkontroll tar fram och tillämpar egna regelverk för exportkontroll, givetvis baserade på tillämpliga regelverk – EU och i de flesta fall även US.

Med vissa undantag existerar inte krav på ett företag ska ha ett tillämpbart regelverk för exportkontroll, men med viss underdrift kan man nog påstå att rekommendationerna är starka.

Exportkontrollen är en verksamhet som i likhet med exempelvis inköp, produktion, marknad och ekonomi baserar sin verksamhet på ett flertal regler för att verksamheten ska uppfylla bl a vissa legala krav. Ju mer komplicerad verksamheten är desto viktigare är att det interna regelverket kan ge inriktning och anvisningar om hur verksamheten ska drivas för att uppfylla såväl legala som exempelvis ägarkrav och dessutom minska eller helst eliminera riskerna för felaktig hantering.

En mycket enkel och lättbegriplig anledning att ta fram, tillämpa och kontinuerligt uppdatera ett internt regelverk avseende exportkontroll är myndigheternas agerande och åtgärder vid brott mot exportkontrollreglerna. En av de första frågorna vid en revision eller tillsyn är: ”Har ni ett regelverk eller instruktion för exportkontrollen? Kan vi få se den!”. Finns ett uppdaterat regelverk bedöms oftast brottet mot regelverket mildare (undantagandes uppsåtligt brott mot regelverket) då man bedömer att viljan finns men att det inte sällan beror på att någon inte följt det regelverk som ska styra exportkontrollen vid företaget.

Finns det däremot överhuvudtaget inget regelverk (eller ett äldre, ej uppdaterat eller bortglömt) tas det till intäkt för att företaget tillmäter exportkontrollen så liten vikt att ett misstag för eller senare måste inträffa och konsekvenserna blir därför oftast betydligt mer kännbara än i det förra fallet.

Även om något regelrätt krav inte existerar (det finns undantag!) på att företag är skyldiga ta fram och tillämpa en intern exportkontrollmanual är rekommendationerna entydiga. EU har tagit fram en rekommendation (EU 2019/1318) avseende ”Internal Compliance Program”, på svenska ”Internt övervakningsprogram” som varje företag för sin egen säkerhet bör ta fram, utbilda på och följa.